Оптимизация документооборота в организации. Анализ и оптимизация документооборота в организации. Оптимизация документооборота организации

06.01.2020

С какой целью организации проводят мероприятия по оптимизации документооборота? Какие меры по оптимизации документооборота следует отнести к организационным? Маршруты документов. Цели разработки маршрутных схем (блок-схем, графиков). Можно ли для разработки маршрутных схем использовать программные средства? Основная задача табеля форм документов

В.Ф. ЯНКОВАЯ,
канд. ист. наук, доц.,
зам. директора ВНИИДАД

Любая деятельность компании отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

Определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
-определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
-регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
-установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

правильная организация работы службы ДОУ;
рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;
организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Маршрут документов

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.

Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), т. е. рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся:

табель форм документов; маршрутно-технологические схемы (блок-схемы); графики документооборота; схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

Табель форм документов

Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

Блок-схемы

Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

Схема - графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

Блок-схема - разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.

В схемах используются специальные символы (блоки различной формы) в соответствии с ГОСТ 19.701-90*, вот некоторые из них:

* ГОСТ 19.701-90. "Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Обозначения условные и правила выполнения". http://www.intemet-l.aw. ru/gosts/gost/28346/.

Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно нарисовать даже в MS Word, для этого нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.

В статье подробная инструкция по оптимизации документооборота в организации. Рекомендации по повышению эффективности работы как с внутренними, так и с внешними документами.

Что же представляет собой документооборот в современной компании? Прежде всего, это система движения документов с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации.

Исходя из своего назначения, документооборот может быть внутренним, когда документы создаются внутри компании и не выходят за ее пределы (это регламенты, приказы, распоряжения, листы согласования и т.п.) и внешним, когда документы помимо самой организации используются в расчетах с ее контрагентами (это договора, товарные накладные, различные акты и т.п.). Как показывает практика, сложности у предприятий возникают в обеих ситуациях.

Какие проблемы с документооборотом есть в компаниях

Согласно статистике российские организации сталкиваются со следующими проблемами в документообороте:

1. Отсутствие регламентов и документов, описывающих бизнес-процессы. Сотрудники банально не понимают весь круг своих должностных обязанностей, что приводит к затягиванию времени, производственному саботажу, возникновению намеренных/непреднамеренных ошибок. Например, в связи с отсутствием регламента по , работник склада может попросту не знать о необходимости предоставления того или иного документа в бухгалтерию.

2. Отсутствие документов, которые помогут минимизировать риски при спорах с контролирующими органами. Здесь следует привести несколько примеров. Так, во многих организациях периодически выплачиваются премии, а документами их обосновывающими являются только приказы о премировании и Положение об оплате труда с общими формулировками. При этом детальные расчеты показателей премирования отсутствуют. А контролирующие органы неоднократно указывали на их необходимость (Письмо ФНС России от 01.04.2011г. № КЕ-4-3/5165, Письмо Минфина России от 22.09.2010г. № 03-03-06/1/606, от 26.02.2010г. № 03-03-06/1/92 и др.). Величина потенциальных налоговых рисков может оказаться существенной для предприятия.

Аналогичным образом, во многих производственных компаниях не разработан документ, свидетельствующий о выпуске готовой продукции из производства (зачастую таким документом ошибочно является накладная по форме №МХ-18, которая свидетельствует лишь о том, что продукция передана на склад, а не о самом факте ее выхода из производства). Учитывая данное обстоятельство, при проверках под сомнение может быть поставлена вся себестоимость выпущенной продукции .

3. Длительность процесса согласования документа для принятия стратегического решения. Очень часто, для того чтобы подписать договор/отправить платеж требуется, чтобы это действие было согласовано различными подразделениями организации (юридический отдел, служба безопасности, директор и т.п.), что в реальных рабочих условиях может занять более месяца и вызывает только негативные эмоции и разлад в коллективе.

4. Несвоевременный возврат документов от контрагентов. Например, документы по реализации продукции (в частности, накладные по форме № Торг-12) очень часто не возвращаются от покупателей или же возвращаются с большим опозданием. Серьезных рисков при взаимодействии с контролирующими органами данная проблема не несет, однако при выручка компании может быть не подтверждена.

Данный перечень является далеко не исчерпывающим, его легко можно продолжить.

Что сделать для оптимизации документооборота в организации

Так что же необходимо сделать руководителю, чтобы избежать всех этих проблем и повысить управляемость бизнеса?

1. Провести полную предварительную диагностику бизнес-процессов компании с целью выявления проблемных и слабых мест.

2. Определить стратегию развития документооборота в компании (в электронном, печатном или смешанном виде). В независимости от выбранной модели нужно разработать внутренние регламенты и положения о работе каждого подразделения с обязательным ознакомлением сотрудников с документом под роспись. Как показывает практика, данный метод воздействия является очень эффективным. Затем следует оценить возможность и необходимость внедрения электронного документооборота . У данной системы есть свои плюсы и минусы, но очевидно, что будущее за электронными документами.

Здесь мы снова столкнемся с разделением документооборота на внешний и внутренний.

Повышение эффективности внутреннего документооборота

Внутренний документооборот целесообразно перевести в электронный вид только в согласовательно-распорядительной части – (это приказы, распоряжения, листы согласования и т.п.). На практике это выглядит так: при подписи договора: ответственное за его создание подразделение ставит задачу на акцепт документа всем заинтересованным лицам и устанавливает срок выполнения задачи, а акцептантам остается только электронно поставить галочку в согласовательном листе. Аналогичным образом можно ставить и внутренние задачи (поручения, задания и т.п.), а также контролировать их выполнение. При этом каждому работнику устанавливаются индивидуальные права доступа. Современные программные продукты (1 Форма и др.) позволяют в полном объеме выполнять данные операции.

С другими внутренними документами ситуация более сложная. Так, законодательно не запрещено оформлять документы (такие как требования-накладные и т.п.) в электронном виде и заверять их электронной подписью. Однако, какие-либо разъяснения о возможности использования данного подхода в настоящее время не сформированы, также как и позиция контролирующих органов о принятии/непринятии в качестве доказательств данных внутренних цифровых документов. Поэтому, рекомендуем распечатывать подобные документы в бумажном виде и ждать дальнейших разъяснений регулирующих органов.

Как ускорить внешний документооборот

получает все большее распространение при оформлении таких документов, как акт выполненных работ, счет-фактура, отгрузочная накладная по форме № Торг-12, универсальный передаточный документ (кстати, еще один способ оптимизации, так как заменяет собой Торг-12). Все эти документы в обязательном порядке должны быть подписаны электронной подписью (в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Стоит отметить, что счет-фактура должен содержать только квалифицированную электронную подпись.

Но, основной парадокс заключается в том, что документ может быть заверен электронной подписью, а распечатывать его скорее всего все равно придется (например, форматоварной накладной предусматривает подпись получателя груза, а у сотрудника контрагента цифровой подписи может и не быть). Для проверки в налоговую инспекцию также можно передать не все формы электронных документов, а лишь соответствующие форматам ФНС (утверждены Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@). Тем не менее, удобство использования цифровой подписи очевидно в первую очередь за счет существенного сокращения времени на оформление документов. Часто компании не стремятся переходить на электронный документооборот по причине того, что их контрагенты попросту отказываются от приема такого рода документов. Выйти из данной ситуации довольно просто – необходимо согласовать с организациями возможность электронной подписи документа в одностороннем порядке и оформить данный факт договорными отношениями.

3. Составить – документ описывающий оформление всех имеющихся в организации бизнес-процессов. Стоит отметить, что составление данного графика является обязательным для любой организации (п. 4 ПБУ 1/2008). В нем необходимо предусмотреть:

вид и перечень составляемых документов по каждому бизнес-процессу (продажи, производство, склад и т.п.). В случае необходимости разработать и утвердить недостающие формы документов;
ответственных за создание, утверждение, передачу, движение, а также за внесение данных в учетные системы лиц;
сроки предоставления и хранения документов.

4. Обеспечить выполнение и соблюдение графика посредством проведения периодических контрольных мероприятий. Например, премия менеджеров по продажам может напрямую зависеть от степени возврата документов от покупателей.

Резюмируя, подчеркну, что процесс становления системы документооборота в копании должен носить системный, а не разовый характер, развиваться вместе с бизнесом и технологиями.

Чтобы обсудить статью, заходите в наши группы в соцсетях

Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов. Решить ее можно с помощью эффективно организованного документооборота.

Документооборот — это движение документов от этапа их создания/получения до передачи адресату или на хранение.

Для оценки эффективности документооборота используют такую характеристику, как маршрут движения. Задача любого документооборота — сократить и оптимизировать маршрут движения, чтобы каждый поступающий документ как можно быстрее дошел до своего исполнителя, был исполнен и передан далее (получателю, руководителю, в архив).

Существуют следующие негласные правила эффективной организации движения документов :

сокращение этапов согласования (количества исполнителей ). Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен. На некоторых предприятиях все поступающие извне документы сначала попадают руководителю, который назначает исполнителя. Зачастую документ проходит через многие отделы с целью ознакомления, прежде чем дойдет до своего непосредственного исполнителя.

Такая длинная цепочка движения документа значительно увеличивает время его исполнения, поэтому руководство предприятий старается четко распределять обязанности и степень ответственности между отделами;

ведение учета документооборота с указанием дат поступления и исполнения . В большинстве случаев эту функцию возлагают на секретариат, который ведет реестр входящих и исходящих документов;
ведение графика документооборота (разработка схем прохождения документов ). Часто такой график руководитель утверждает в локальном нормативном акте, чтобы исполнители знали сроки выполнения своих обязанностей.

ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Рассмотрим следующие финансово-экономические документы:

бухгалтерская справка;
акт сверки взаимных расчетов;
протокол разногласий к акту;
акт выполненных работ (услуг);
акт приема-передачи товара (работ, услуг);
товарная накладная;
платежное поручение.

Каждый из этих документов обладает своими свойствами и выполняет определенную функцию.

Бухгалтерская справка

Согласно ст. 313 Налогового кодекса РФ бухгалтерская справка является первичным учетным документом, который предназначен для исправления ошибок в бухгалтерском и налоговом учете .

К СВЕДЕНИЮ

Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих предприятий нет, поэтому бланк документа они могут создать самостоятельно. Разработанную форму необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Унифицированная форма предусмотрена законодательством только для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (в ред. от 16.11.2016)). Код формы документа «Бухгалтерская справка» — 0504833.

Бухгалтерская справка коммерческого предприятия должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2014) «О бухгалтерском учете»):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Положении по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденном Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (в ред. от 06.04.2015), указаны причины неправильного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете :

неправильное применение законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
неправильное применение учетной политики организации;
неточности в вычислениях;
неправильная классификация или оценка фактов хозяйственной деятельности;
неправильное использование информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
недобросовестные действия должностных лиц организации.

В день выявления ошибки в отчетности она подлежит обязательному исправлению путем оформления бухгалтерской справки. Насколько детально расшифровывать в справке суть ошибки, решает главный бухгалтер предприятия .

ПРИМЕР

Предприятие ООО «Альфа» в январе 2017 г. выплатило работнику Иванову И. И. излишнюю заработную плату в сумме 10 000 руб. (перечислена на банковскую карточку). Ошибка была обнаружена в феврале 2017 г. Работник согласился добровольно вернуть излишнюю сумму в кассу предприятия.

Для исправления ошибки составлена бухгалтерская справка с расчетом излишне начисленной суммы заработной платы:

На основании бухгалтерской справки в бухучете ООО «Альфа» будут сделаны следующие записи:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — сторно излишне начисленного размера заработной платы;
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — сторно излишне удержанного НДФЛ;
Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — возврат в кассу предприятия Ивановым И. И. излишне начисленной заработной платы.

Излишне начисленную сумму страховых взносов не сторнируем, так как ее можно вычесть при расчете взносов за февраль.

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов — это документ, необходимый для двух предприятий, который отражает их расчеты за определенный период, что позволяет контролировать задолженности. Согласно действующему законодательству оформлять такой документ не обязательно, но его составляет большинство организаций.

Для акта сверки взаимных расчетов также не существует унифицированной формы. Каждое предприятие вправе разрабатывать свою форму и утверждать ее в локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Подписав акт сверки, предприятие соглашается с фактом задолженности и обязуется его погасить . Часто в судах по вопросам неоплаты подписанные и правильно оформленные акты сверки становятся доказательством.

Согласно письму ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.

Оформлением акта сверки занимается отдел бухгалтерии, а подписывает документ руководитель предприятия.

Важная деталь: акт сверки оформляется в двух экземплярах (по одному для каждого предприятия). На актах обязательно должны быть печати предприятий.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Данные по задолженностям должны совпадать у обоих предприятий, в случае несовпадения в конце документа фиксируется информация о расхождениях в цифрах.

Рассмотрим акт сверки для двух предприятий — ООО «Альфа» и АО «ВерфЬ», которые являются постоянными контрагентами.

Подписав акт сверки, АО «ВерфЬ» подтверждает факт задолженности в пользу ООО «Альфа». Наличие подписей директоров и печатей говорит о юридической силе акта, поэтому в крайнем случае с данным документом можно будет обратиться в суд для взыскания неуплаты.

Протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Составление протокола разногласий к акту сверки — собственное желание предприятия. Можно обойтись без оформления дополнительного документа: в акте сверки взаимных расчетов со стороны собственного предприятия указать свои данные и вывести конечное сальдо, а затем под таблицей в разделе «По данным …» акцентировать внимание на расхождении данных, подписать у руководителя и проставить печать.

Далее в рабочем порядке можно разобраться со сложившейся ситуацией со своим контрагентом и после решения проблемы подписать новый (исправленный) акт, где итоговые суммы по каждому из контрагентов будут сходиться.

Зачастую предприятия оформляют отдельный документ, так называемый протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов, в котором аналогично акту сверки указывается необходимая информация о предприятии, ставится подпись руководителя и печать предприятия. Важная деталь: унифицированной формы этого документа нет, поэтому составлять его можно в свободной форме.

Причин появления расхождений несчетное множество, начиная от простой опечатки в занесении данных. В протоколе разногласий к акту сверки указывают спорные пункты в данных контрагентов (схоже с протоколом разногласий к договору).

Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), на основании которого может выставляться счет на оплату. Акт выполненных работ предусмотрен для договоров подряда (согласно ст. 720 Гражданского кодекса РФ). Он может быть дополнительно прописан в любом договоре на выполнение работ (оказание услуг) в качестве приложения. В обоих случаях оформление такого акта является обязательным к исполнению.Акт выполненных работ (услуг)

В акте выполненных работ должны быть отражены следующие данные:

полное наименование предприятий (заказчика и исполнителя) и уполномоченные должностные лица (генеральные директора или заместители по направлениям), действующие на основании устава предприятия или доверенности (в акте указывается доверенность, ее номер и дата выдачи). Обязательны печати от двух юридических лиц (только в таком случае документ будет иметь юридическую силу);
дата подписания акта выполненных работ;
полное наименование работ (услуг) в соответствии с договором;
стоимость выполнения работ (оказания услуг).

Важная деталь: следует указывать дополнительные данные о плановых и фактических сроках исполнения работ, качестве, недостатках и т. д.

В конце документа могут стоять подписи представителей финансовых служб (начальника бухгалтерии, финансового или планово-экономического отдела), ответственных за финансовое содержание акта выполненных работ.

Представим акт выполненных работ между ООО «Альфа» и ООО «Сигма».

Акт приема-передачи (акт сдачи-приемки, приемосдаточный акт) работ, услуг или товара оформляют, когда это прописано в договоре. Для факта сдачи и приемки товара чаще всего используют товарную накладную, однако в некоторых случаях по условиям договора требуется дополнительно оформить акт приема-передачи.

Акт приема-передачи товара (работ, услуг)

Факт сдачи и приемки работ и услуг обычно оформляют актом выполненных работ. В некоторых договорах он называется актом сдачи-приемки выполненных работ (услуг) или актом приема-передачи выполненных работ (услуг).

Рассмотрим вариант заполнения акта приема-передачи товара (деревянных стульев от ООО «Альфа» в ООО «Сигма»).

В акте приема-передачи может быть указана дополнительная информация относительно качества продукции, отсутствия претензий, недостатков и др.

ЭТО ВАЖНО

В качестве приложения к акту приема-передачи товара могут использоваться счета-фактуры, товарные накладные, копии доверенностей и другие документы (их прописывают в конце акта, в разделе «Приложения»).

Когда заказчику сдается не вся партия товаров, актам можно присуждать номера и вести их учет внутри своего предприятия.

Товарная накладная

Товарная накладная предназначена для оформления продажи (отпуска ) товарно-материальных ценностей сторонней организации . Форма товарной накладной (ТОРГ-12) присутствует в унифицированных формах первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012), поэтому предприятия вправе использовать унифицированную форму ТОРГ-12 или разработать собственный бланк документа и закрепить его в своей учетной политике.

Так как товарная накладная относится к первичной учетной документации, она должна содержать следующие данные :

наименование документа;
дата составления документа;
наименование контрагентов (поставщиков и получателей);
наименование товара, его количество и стоимость;
подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов;
печати обоих предприятий.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах: один предназначен для поставщика, второй — для покупателя. На основании правильно оформленной товарной накладной предприятие-поставщик списывает стоимость проданных товаров в бухгалтерском учете, а предприятие-покупатель оприходует полученные товары по указанной в накладной стоимости.

Разрабатывать свою форму могут все организации, но есть предприятия, которые по-прежнему оформляют исключительно ТОРГ-12, поэтому возвращаться к унифицированной форме все же придется. Свою форму можно сделать не сильно отличной от унифицированной:

исключите данные о сорте и массе товара (как правило, они оставались незаполненными и при оформлении ТОРГ-12);
внесите графу о претензиях к качеству или количеству . На основании этой записи можно оформить отдельный документ, так называемый акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2), который с 01.01.2013 не является обязательным к применению.

Зачастую заказчики просят оформлять товарную накладную и на работы или услуги, что тоже допустимо. В таком случае в договоре и приложениях к нему указывают, какие именно документы оформляются по факту завершения работ (оказания услуг).

Важная деталь: изучая подписанный договор, обратите внимание, по какой форме требует составить документы заказчик. Это позволит избежать путаницы на этапе сдачи товара (работ, услуг).

Платежное поручение

Платежное поручение — это распоряжение плательщика, адресованное к банку, в котором у него открыт расчетный счет, на перевод определенной денежной суммы на расчетный счет получателю (исполнителю договора, продавцу).

Согласно Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России от 19.06.2012 № 383-П (в ред. от 06.11.2015; далее — Положение № 383-П), банк плательщика обязуется осуществить перевод денежных средств по банковскому счету плательщика (или без открытия банковского счета плательщика) получателю средств, указанному в распоряжении плательщика.

Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Платежное поручение действительно для представления в банк в течение 10 календарных дней со дня, следующего за днем его составления.

Форма платежного поручения (код 0401060) приведена в приложении к Положению № 383-П. С перечнем и описанием реквизитов платежного поручения можно ознакомиться в следующих документах:

Приложении 1 к Положению № 383-П;
Приказе Минфина России от 12.11.2013 № 107н (в ред. от 23.09.2015) «Об утверждении Правил указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации»;
Приказе Минфина России от 23.09.2015 № 148н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2013 г. № 107н».

Представим образец заполнения платежного поручения :

С помощью платежных поручений можно произвести перечисление денежных средств:

в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для авансовой оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей;
в других целях, предусмотренных законодательством или договором с заказчиком.

Все банковские реквизиты, необходимые для заполнения платежного поручения, обязательно должны быть прописаны в договоре. Если с предприятием отношения не договорные, можно запросить карточку предприятия (документ, в котором есть необходимая информация о контрагенте).

ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Перед любым руководителем встает вопрос оптимизации документооборота, особенно когда его объем с каждым днем увеличивается. Оптимизацию нужно начинать с распределения по ответственным лицам. Чем короче маршрут и меньше исполнителей, тем быстрее документ будет исполнен.

Наверняка каждое предприятие сталкивалось с ситуацией, когда приходит письмо с просьбой исполнения не позднее какого-либо числа, а оно более раннее, чем дата регистрации этого исходящего документа в организации-отправителе. Такая ситуация возникает как раз по причине нерегламентной работы документооборота.

Кроме предложенных мер, стоит уделить внимание оформлению внутренних документов, называемых графиком документооборота и табелем унифицированных форм документов.

График финансово-экономического документооборота включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета и др. В графике указаны ответственные подразделения (или конкретные должностные лица), их взаимосвязи и сроки выполнения работ.

НА ЗАМЕТКУ

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов. Это возможно за счет:

повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов.

Табель унифицированных форм документов в организации — это справочник, в котором указаны документы и их формы. В качестве приложения к учетной политике также идут формы документов, необходимых для финансовой деятельности предприятия. В данном случае в табеле будут размещены все виды документов (не только финансовые), оформление, учет или исполнение которых нужно проводить с определенной периодичностью. Другими словами, разовые документы вносить в табель не имеет смысла.

И, наконец, самый главный этап оптимизации документооборота — его автоматизация . Электронный документооборот позволяет уменьшить издержки за счет экономии на картриджах и бумаге, сокращает время на исполнение документа и упрощает поиск в электронной базе данных.

Сейчас на рынке электронных продуктов представлено большое количество программ, позволяющих облегчить систему документооборота на предприятии. Однако не обязательно покупать готовый продукт сторонней организации, так как всегда можно разработать свою систему автоматизации, пригодную для конкретного предприятия .

Как и везде, в автоматизации есть свои подводные камни . Прежде всего это технические сбои, из-за которых может пропасть база данных важных документов. Значит, нужно помнить о необходимости резервного копирования информации (следует копировать ее ежедневно или еженедельно).

А. Н. Дубоносова, заместитель управляющего директора по экономике и финансам

Если вы давно собирались что-то изменить в процессах делопроизводства, то начало года - самое благоприятное для этого время. С нового года традиционно хотят начать все с чистого листа. Уровень сопротивления изменениям в это время всегда ниже: люди психологически готовы к переменам именно в начале года. Глобальных изменений мы планировать не будем, а вместо этого найдем проблемные точки в системе делопроизводства организации и подумаем, как их устранить.

В начале рабочего года есть шанс улучшить многие процессы, в т.ч. делопроизводственные, скорректировав их и устранив те недостатки, которые мешали в прошлом году.

Обратите внимание: мы не говорим о серьезных изменениях бизнес-процессов. Это гораздо более сложная, глобальная и долгая процедура. Оптимизировать будем не на стратегическом, а на тактическом уровне, не изменяя, а корректируя и улучшая. В статье мы последовательно проанализируем основные процессы делопроизводства и укажем примерные точки для оптимизации, с которыми сталкивается большинство организаций, а читатели, действуя аналогичным образом, обнаружат сложности, характерные только для их организации. Заметим в скобках, что, как ни странно, многие секретари и работники канцелярий не считают описанные ниже факторы полностью подконтрольными себе и продолжают мучиться, не предпринимая никаких шагов для того, чтобы облегчить собственную работу и работу коллег.

Создание и учет документов

Какие бланки вам нужны?

Напомним, что минимальный набор бланков организации - это отдельные бланки для писем и для всех остальных видов документов. Этот список можно расширить и ввести бланки для отдельных документов (согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - для приказов, распоряжений, служебных записок), бланки структурных подразделений и лично топ-менеджеров.

Если изменилось наименование организации, ее адрес, телефон или любая другая справочная информация, то указанные изменения нужно немедленно отразить на бланках для писем. Однако это не обсуждается и не имеет отношения к нашей статье.

Область оптимизации в случае с бланками другая. Тем, кто чувствует, что ситуация с оформлением документов на бланках в их организации далека от идеальной, предлагаем ответить на следующие вопросы:

Вопрос № 1: нужны ли компании бланки для отдельных видов документов?

Определить, что компании нужны бланки для отдельных видов документов, очень просто: если секретарь видит, что из нескольких приказов (служебных записок, протоколов, актов и т.д.), которые принесли директору на подпись, каждый имеет собственное оформление, шрифт, поля и даже логотип, то бланки этих видов документов давно пора унифицировать. И пусть на юридическую силу документа форма бланка не влияет (исключая бланки писем), то для удобства восприятия текста это имеет решающее значение.

Вопрос № 2: нужны ли компании бланки структурных подразделений, должностных лиц?

Обычно такие бланки есть в организации с децентрализованной системой делопроизводства: если письма, подписанные исполнительным директором, регистрируются в его приемной и на стол к генеральному директору не попадают вообще, то имеет смысл разработать для директора или его дирекции отдельный бланк.

Вопрос № 3: находятся ли бланки документов, в т.ч. электронные, в свободном доступе?

Сколько бы видов бланков ни действовало в организации, все они должны находиться от исполнителей на расстоянии вытянутой руки. А бланки для внутренних документов и для тех, которые будут отправлены из организации в электронном виде, располагаются в локальной компьютерной сети.

Вопрос № 4: не пользуются ли некоторые работники устаревшими формами бланков?

Когда-то давно один из работников из лучших побуждений отсканировал пустой бланк исходящего письма, поместил его в личную папку на своем компьютере и пользуется им до сих пор. За это время могли поменяться реквизиты организации, ее адрес и другая информация, включая наименование, но в сознании коллеги это никак не увязалось с необходимостью удалить устаревший файл… Это называется «человеческий фактор», и обнаружить его можно лишь одним способом: внимательно следить за документами на бланках, которые передаются на подпись руководству.

Вопрос № 5: нуждаются ли бланки в учете?

Вести учет бланков имеет смысл тогда, когда использование «внешних» бланков становится трудно контролировать: в подразделения они уходят целыми упаковками, а что происходит с ними потом - неизвестно. Здесь возникает вопрос информационной (а порой и экономической) безопасности.

Учет бланков документов состоит из трех слагаемых:

а) кодирование бланков;

б) контролируемая выдача бланков в подразделения;

в) контролируемое уничтожение испорченных бланков.

Кодирование бланков производится при их производстве в типографии: на каждый наносится уникальный номер (в более продвинутых случаях - штрихкод), по которому любой бланк может быть впоследствии идентифицирован. Выдача бланков коллегам фиксируется также по этим кодам в журнале очень простой формы (Пример 1).

Приучить работников сдавать секретарю или в канцелярию испорченные бланки - пожалуй, самая сложная задача в этой области. Однако это возможно. Время от времени накопленные бланки уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Анализ форм журналов регистрации

С первого рабочего дня нового года заводятся новые журналы регистрации, и все поступившие в организацию или созданные в ней документы получают порядковые номера, начиная с первого.

Если в минувшем году секретаря или делопроизводителя не устраивала форма одного или нескольких журналов, то теперь самое время внести в него новые графы (или, наоборот, удалить ненужные). Главное, чтобы измененная форма журнала регистрации не противоречила интересам работников других подразделений , особенно если одним журналом пользуются работники нескольких отделов.

Пример

В компании велся Журнал регистрации и учета договоров, включающий полтора десятка граф (столбцов). Информацию в него вносили не только секретарь, регистрирующий договоры, но и куратор от ответственного структурного подразделения, и юрист, и архивариус.

Вновь принятый на работу секретарь, не разобравшись, решила, что графы «Условие о пролонгации», «Дата полного исполнения обязательств по договору» и «Срок хранения» ей не нужны, и удалила их. Нетрудно догадаться, что была нарушена целая система делопроизводства договоров в компании и потеряна информация, которая собиралась годами.

Мораль проста: если в учетной форме есть и регулярно обновляются сведения, которые не касаются лично одного работника, то это не означает, что они не нужны другим. Трогать их нельзя!

Наводим порядок в оформлении реквизитов

Документы компании должны оформляться по определенным правилам, в идеале - по разработанной с учетом специфики компании и утвержденной первым руководителем инструкции по делопроизводству. Но в реальной жизни исполнители часто не придают значения оформлению реквизитов создаваемых ими документов. Из-за этого секретарю приходится возвращать проекты на доработку и каждый раз доказывать, что требования инструкции нужно выполнять, а неверное оформление может повлиять на юридическую силу документа и прочие очевидные вещи.

Если мы хотим привести в порядок процесс оформления документов с нового рабочего года, то нужно для начала ответить на следующие вопросы:

регламентирован ли этот процесс (есть ли в организации инструкция по делопроизводству, актуальна ли она, используется ли);
как относятся к необходимости корректно оформлять документы топ-менеджеры организации. Нужно сказать сразу: позиция руководства в этом вопросе определяет жизнеспособность всего процесса.

Инструкцию по делопроизводству мало разработать и утвердить - ее еще нужно внедрить и превратить в рабочий документ . Для этого разрабатывается целый комплекс мероприятий для работников компании, так или иначе работающих с документами, а именно:

ознакомление новых работников организации с правилами создания, оборота и хранения документов;
обеспечение удобства восприятия текста инструкции (создание удобной навигации и предметного указателя в электронной версии документа, визуализация отдельных фрагментов регламента);
постоянная информационная поддержка коллег, неустанные и терпеливые разъяснения закрепленных в инструкции требований.

На практике инструкция по делопроизводству дает право секретарю вернуть на доработку некорректно оформленный проект документа. При этом в задержке будет виноват автор: в организации действует утвержденный на высшем уровне регламент, он находится в свободном для всех заинтересованных лиц доступе, а значит, должен исполняться.

Единственный способ следить за соблюдением положений инструкции по делопроизводству в целом и правильным оформлением реквизитов документов в частности - внести секретаря или делопроизводителя в список лиц, согласующих проекты документов. Оценить оформление и указать на ошибки можно за одну-две минуты, прямо в присутствии автора документа, так что процесс согласования это никак не задержит. В роли «поддерживающей терапии» выступят регулярные обучающие мероприятия по подготовке документов для новых работников компании, адаптационные материалы к инструкции по делопроизводству (графики, таблицы, схемы) и, конечно, принципиальная позиция руководства по этому вопросу, которая укладывается в лозунг: «Документы у нас оформляются правильно!».

Документооборот

Оптимизация процесса согласования документов

Время от времени очень полезно отслеживать маршрут каждого документа внутри компании, чтобы убирать из него возможные ненужные «точки». Организация растет, и функционал ее должностных лиц неизбежно меняется.

Сигналом к тому, что процесс согласования документов нуждается в пересмотре, служит неадекватная продолжительность процесса: вместо положенных по инструкции нескольких дней проект может кочевать по согласующим лицам целыми неделями, а то и месяцами. В числе возможных причин можно назвать следующие:

проекты документов в компании согласовывают слишком много должностных лиц;
у конкретного согласующего лица физически не хватает времени, чтобы рассмотреть все поступившие к нему проекты;
конкретное согласующее лицо не понимает, для чего должно рассматривать все эти проекты, считает их второстепенной задачей и копит на столе, занимаясь текущими делами.

Таким образом, оптимизация процесса согласования документов должна начинаться с анализа состава согласующих и с поиска того самого «конкретного согласующего лица», которое тормозит весь процесс. Если выяснится, что человек действительно слишком перегружен текущей работой и не успевает рассматривать поступившие на согласование проекты, то эту информацию следует донести до руководства и каким-то образом решить этот вопрос. Оставлять ситуацию без внимания нельзя: она отражается на работе всей компании.

Возможные варианты решения проблемы:

передача функции согласования документов другому компетентному работнику, работающему в подчинении согласующего лица (он будет обращаться к своему руководителю только в особо сложных случаях);
снятие функции согласования с этого руководителя (если это возможно);
разъяснение этому руководителю, что согласование документов в той части, за которую он несет ответственность, является его прямой обязанностью наравне с остальными.

Анализ контроля выполнения задач по документам

Обычно в самом процессе контроля исполнения задач по документам сложно что-либо оптимизировать: он либо есть и осуществляется, либо отсутствует. Пожалуй, единственная проблемная область здесь выходит за рамки компетенции канцелярии и скрывается в кулуарах отдела оптимизации бизнес-процессов: система контроля исполнения документов в организации действует, регулярно показывая, что качество исполнительской дисциплины находится на низком уровне. Это говорит о том, что никаких мер к нарушителям сроков исполнения документов не применяется и никакого стимула выполнять задачу в срок исполнитель не имеет. Данная проблема решается не на уровне секретаря. Максимум, чем может помочь последний, - довести информацию до сведения руководства.

Хранение документов

Анализ процесса хранения документов

Пожалуй, этот процесс нуждается в пересмотре более остальных. Причина тому - вступление в силу минувшей осенью Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее -новые Правила). Секретарю или другому работнику компании, ответственному за хранение документов, необходимо посидеть с новыми Правилами с карандашом в руках, чтобы понять, какие точки процесса хранения документов в организации нуждаются в корректировке.

Оформление документов на хранение и передача их в архив

Вопрос о том, кто должен оформлять тома дел на хранение (формировать их, нумеровать страницы, удалять скрепки, прошивать и переплетать) - архив или работники структурных подразделений, является камнем преткновения во всех организациях, где только появился или уже действует архив. Он решается на организационном уровне, и, так или иначе, компромисс удается найти. Начало года - самое подходящее время для того, чтобы поставить точку в этом вопросе и уже начиная с января принимать в архив документы не в виде горы подписанных от руки папок, а хотя бы в частично оформленном виде.

Второй аспект этой темы - график приема документов в архив. Если подразделения передают в архив документы тогда, когда это удобно им, а не архиву, - оптимизация точно нужна. Должно быть ровно наоборот , и теперь это общее правило. Архив (подразделение, работник или рабочая группа по хранению документов) работает в собственном ритме, по возможности равномерно уделяя внимание разным процессам хранения документов. Хаотичный прием дел на хранение создает периоды авралов, которые перемежаются простоями. Порядок можно навести, составив график приема документов в архив на год вперед. Согласованный с руководителями структурных подразделений график утверждает генеральный директор. Лучше всего составить его еще в декабре, но не будет ошибкой сделать это и в начале, и даже в середине года.

В графике приема документов в архив указываются периоды , в которые работники архива готовы принимать документы на хранение от того или иного подразделения (Пример 2). Эти периоды не должны совпадать с проведением в организации экспертизы ценности, составления описей, уничтожения документов и других затратных по времени и человеческим ресурсам мероприятий. Не следует указывать точные даты: все-таки передача документов на хранение - не профильная деятельность подразделения, и в конкретный день ею можно пренебречь в пользу более важных текущих дел.

Фиксирование изменений в локальных нормативных актах

Какие бы процессы ни оптимизировалось в организации, в частности, в сфере делопроизводства, нельзя забывать о том, что все изменения должны быть зафиксированы в соответствующих локальных нормативных актах. Скорее всего, это будет уже упомянутая нами инструкция по делопроизводству, а если в компании налажен процесс хранения дел - инструкция по подготовке, передаче на хранение, использованию и уничтожению документов.

Как правило, подготовка и утверждение изменений в локальные нормативные акты - процесс довольно длительный. Когда к нему приступать? Лучше всего - когда новая схема будет немного обкатана. Ничего страшного не произойдет, если пару месяцев новая форма работы будет действовать в тестовом режиме. Высока вероятность, что в процессе тестовой эксплуатации она будет еще немного скорректирована. Не менее реалистично и то, что оптимизация не пойдет на пользу процессу и от обновлений придется отказаться.

Напомним, что обновления в локальные нормативные акты (мы сейчас говорим об инструкциях, регулирующих процессы делопроизводства) вносятся путем издания приказа по основной деятельности (Пример 3). Согласующими лицами и лицом, подписывающим документ, выступают те же должностные лица, которые согласовали и подписывали изменяемую инструкцию.

Резюме

Начало года - время, более других подходящее для оптимизации процессов делопроизводства.
Поиск возможных областей для оптимизации нужно вести, последовательно изучая каждый процесс делопроизводства.
Все изменения, принятые при оптимизации, отражаются в локальных нормативных актах организации.

Подробнее см.: Кожанова Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. 2015. № 10. С. 18-20.

Подробнее см.: Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Секретарь-референт. 2015. № 11. С. 68-74 ( ) ; Тиханович С.В. Комментарий к новым Правилам организации хранения архивных документов: разделы I и II // Секретарь-референт. 2015. № 12. С. 76-86.

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

Определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

Регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

Установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

Правильная организация работы службы ДОУ;

Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

Организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота, обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств. К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Маршрут документов.

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов. Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Табель форм документов;

Маршрутно-технологические схемы (блок-схемы);

Графики документооборота;

Схемы перемещения документов и др.

Табель форм документов

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения. Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Блок-схемы.

Схема - графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

Блок-схема - разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.

Схема движения документов может быть представлена в виде таблицы, в левых колонках которой указываются операции и виды документов, сопровождающих данные операции, в заголовках граф указываются пункты прохождения документа, а в поле таблицы с использованием символов и стрелок обозначается перемещение документа (документов).
На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения .
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.

Применяемые однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.
Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.
Внедрение системы электронного документооборота ещё один способ совершенствования документооборота. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот .

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

Регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Автоматизированные рабочие места.
Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно–оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю) .
Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
К современным техническим средствам автоматизации информационно–управленческой деятельности относятся:
1) персональные компьютеры, объединенные в сети;
2) электронные пишущие машинки;
3) текстообрабатывающие системы;
4) копировальные машины;
5) коммуникационные средства, телефонная техника;
6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7) средства для обмена информацией – электронная почта;
8) видеоинформационные системы;
9) локальные компьютерные сети;
10) интегрированные сети учреждений.
К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно–поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.
Электронные офисные системы.
Офисная система – это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.
Круг задач электронной офисной системы:
1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
2) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
3) осуществление эффективного поиска информации;
4) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:
1) ввод, подготовка и редактирование документов;
2) регистрация документов;
3) совместная работа над документами;
4) контроль исполнения документов;
5) создание баз данных (хранение документов);
6) прием и пересылка документов;
7) систематизация документов, формирование дел;
8) подготовка к хранению и архивное хранение дел.
Рассмотрим несколько характерных офисных систем.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.
Система включает в себя 2 продукта:
1) «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
2) «ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».
Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам) .
Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.
Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.
Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
На предприятии работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся документопотоков. К сожалению, на практике часто отождествляют понятия "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов". Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно определить, нужны ли данные документы предприятию и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления производством. Практика убеждает, что не всегда следует сокращать количество документов и объем отчетности. Часто бывает более целесообразно идти по пути упорядочения документации, а также систематизации и механизации отчетности. Правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешной работы.

При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Создание эффективной системы документооборота включает в себя ряд этапов:

1. наладка работы службы документационного обеспечения управления компании (разработка положений, инструкции и других документов, регламентирующих работу этой службы);
2. анализ документооборота компании-заказчика и его оптимизация (анализ всех стадий документооборота и разработка программы по его оптимизации);
3. проверка соответствия ГОСТам, Правилам документооборота, и другим нормативным документам типовых документов и бланков предприятия (изучение всех документов, обнаружение ошибок в их оформлении, разработка новых документов, соответствующих нормативной литературе;
4. экспертиза кадрового делопроизводства и его оптимизация (проверка кадровых документов и их соответствие законодательству, заключение о состоянии кадрового делопроизводства, разработка и реализация плана по его корректировке).
5.организация хранения документов предприятия (разработка актов по архивному хранению документации).

Эта работа обеспечит рациональное и оперативное движение документов предприятия по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда путем четкой регламентации путей прохождения документов с проверкой обслуживания всех операций и целенаправленности всех перемещений. Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

ГЛАВА III . Анализ организации документооборота Администрации

Усть – Ишимского муниципального района Омской области

Базой исследования была избрана Администрации Усть – Ишимского муниципального района Омской области. Чтобы более наглядно продемонстрировать состояние и развитие документооборота были выбраны два контрольных года - 2012, 2013.

3.1 Общая характеристика учреждения

Объектом выпускной квалификационной работы является система документооборота Администрации Усть – Ишимского муниципального района Омской области. Усть – Ишимский район является частью Омской области. Село Усть – Ишим (основано в 1631году казакам) – административный центр Усть-Ишимского района. Место нахождения организации: 646580 Омская область с. Усть – Ишим ул. Советская 33

Как и все учреждения страны, Администрация Усть – Ишимского муниципального района регулирует свою деятельность основной правовой документацией, федеральными законами.

Устав Усть – Ишимского муниципального района в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (имеется в виду Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".) и законами Омской области устанавливает основы организации местного самоуправления на территории муниципального района, правовые и экономические условия его осуществления, полномочия и порядок деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления, формы, порядок и гарантии участия населения в решении вопросов местного значения.

Штатная численность работников в организации составляет 32 человека.

3.2 Схема движения и технология обработки документов

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства Администрации Усть –Ишимского муниципального района, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Администрации Усть – Ишимкого муниципального района согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Связи внутри организации определяются правильно налаженным оборотом документов. Среди документов: приказы, договора, первичная бухгалтерская документация, отчеты, заявления и прочие бланки.

Дoкументooбoрoт призван oбеспечить не толькo контрoль за рабoтoй oрганизации, нo и эффективнoсть ее деятельности.

Чрезмерная бюрократизация документооборота будет мешать рoсту эффективности. Нехватка или неправильная постановка документооборота приведет к снижению качества и увеличению расхода времени сoтрудников. В связи вышеизложенным предлагается прoвести анализ документооборота организации. Данный анализ основан на выявлении «проблемных» участков дoкументooбoрoта и оптимизации движения документов согласно рациональнoй oрганизации труда.

1 этап Анализ организации структуры учреждения

2 этап Анализ структуры документооборота

Этапы методики анализа документооборота представлены на рисунке 5

Рис.5 Этапы методики анализа документооборота

Сoгласно схеме на первом этапе следует определить основные подразделения, oтдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения дoкументooбoрoта на предприятии. В oсновном данная функция возлагается на работников приемной руководителя oрганизации. На небoльших предприятиях эта работа поручается секретарю, кoтoрый ведет регистрацию дoкументов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети.

Пoсле выделения сектора, oтветственного за документooборoт на предприятии, необходимо oпределить пoдчиненнoсть выделенных пoдразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ, с целью фoрмирования существующей модели документооборота на предприятии.

На втoрoм этапе прoизвoдится анализ структуры документoоборота предприятия.

Группирoвку документов по признаку дoкументационного oбеспечения рекомендуется приводить в виде таблицы. Для бoлее пoдрoбнoгo анализа можнo рассчитать количествo обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Внутренние дoкументы целесooбразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Вoзможен также более детальный анализ распоряжений с разбивкой их на рубрики:

Пo oсновной деятельности;

По личному составу.

Для выявления динамики в движении документoв oпределяются темпы рoста вхoдящих, исходящих и внутренних документoв предприятия по формуле (1)

Тр= значение показателя за последующий год ____

значение показателя за предшествующий год

Группировка документов учреждения по структурным подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот.

Критерии oтнесения документов к тому или инoму пoдразделению выглядят следующим oбразoм:

Для вхoдящих и внутренних документов – тo подразделение, кoтoрое будет выпoлнять предписания пo данному дoкументу или ответственное лицo подразделения, которому адресoван данный документ;

Для исходящих документов – тo пoдразделение или дoлжностное лицo, которым составлен данный документ.

Согласно приведенной методике проведем анализ документооборота организации. Анализ системы документооборота Администрации Усть –Ишимкого муниципального района начнем с анализа организационной структуры учреждения.

Управление в учреждении построено по линейно-функциональной структуре управления. Руководство деятельностью всех отделов осуществляет глава Усть – Ишимского муниципального района.

Структуру организации представим на рисунке 6. [Приложение 2]

Структура Администрации Усть – Ишимского муниципального района линейно-функциональная. Руководит организацией глава района. Непосредственно главе района подчиняются заместители главы, начальники отделов.

При анализе организационной структуры Администрации Усть – Ишимского муниципального района, необходимо отметить следующее: у главы Администрации есть 5 заместителей. Каждый из заместителей связан с определенной группой сотрудников, которая находится у него в подчинении.

Это позволяет рационально распределить работу с документами, касающихся деятельности учреждения среди сотрудников и, тем самым, увеличить скорость их подготовки, обработки и исполнения. Но здесь, необходимо обязательно учитывать следующее: если какой-то сотрудник «выпадает» из процесса работы, хотя бы на некоторое время, (например, командировка или по причине нетрудоспособности), то неизбежно увеличивается рабочая нагрузка у других сотрудников, а это в свою очередь, может привести далеко не к самым лучшим последствиям. Например, если срок подготовки документа не будет соблюден, то, тем самым – затянется его исполнение. А это уже может стать «тормозом» какого-то последующего процесса. Таким образом, вывод напрашивается сам собой: от грамотного распределения работы и готовности сотрудников к оперативным действиям зависит скорость документопотоков и принятия решений по различным вопросам.

Во всех отделах разработана и утверждена организационная и управленческая структура, должностные инструкции каждого работника.

В Администрации Усть – Ишимкого муниципального района нет специального подразделения отвечающего за ДОУ, функции по документационному обеспечению управления возложены на инспектора делопроизводства, кроме инспектора по делопроизводству, определённый объем работы приходится на инспектора приёмной. Инспектора непосредственно подчиняются главе администрации. Кроме этого каждый отдел (структурное подразделение) имеет ответственного сотрудника за работу с документами.

Рис. 7 – Структура подчиненности в учреждении

Распределение функций делопроизводства происходит следующим образом:

Функции инспектора делопроизводства:

2.1 Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2.2 Передача входящих документов исполнителям для исполнения и ознакомления в соответствии с резолюциями Главы муниципального района или его заместителя.

2.3 Осуществление контроля сроков исполнения документов, подготовка информации руководителю аппарата Администрации о соблюдении сроков исполнения входящих документов, обращений граждан.

2.4 Отправление документов, подготовленных специалистами и отделами Администрации адресатам.

2.5 Разработка номенклатуры дел Администрации и доведение её до сведения специалистов и отделов.

2.6 Организация хранения документов в соответствии с номенклатурой дел до передачи их в муниципальный архив, выдача документов (дел) во временное пользование, контроль за их своевременным возвращением, обеспечение сохранности документов (дел) в процессе хранения.

2.7 Подготовка документов Администрации для сдачи их в муниципальный архив.

2.8 Составление описи дел постоянного и временного хранения (кроме описей дел по личному составу).

2.9 Размножение и копирование постановлений, распоряжений Администрации муниципального района, иных документов.

2.10 Исполнение обязанностей инспектора приемной Главы муниципального района в период его отсутствия.

2.11 Исполнение иных поручений руководителя аппарата Администрации в пределах своей компетенции.

Функции инспектора приёмной:

Основными вопросами деятельности инспектора являются:

2.12 Получение необходимых Главе муниципального района сведений от структурных подразделений или исполнителей, приглашение по его поручению работников.

2.13 Организация телефонных переговоров Главы муниципального района.

2.14 Организация приема посетителей Главой муниципального района.

2.15 Учет граждан, обращающихся к Главе муниципального района.

2.16 Печатание документов Главе муниципального района, руководителю аппарата Администрации, при необходимости – специалистам аппарата управления Администрации муниципального района.

2.17 Приглашение руководителей предприятий и организаций района на совещания, заседания коллегии.

2.18 Прием и отправление телефонограмм, факсов.

2.19 Прием и отправление электронной почты.

2.20 Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

На рисунке 8 представлена структура документооборота Администрации Усть – Ишимcкого муниципального района. [Приложение 3]

Инспектор по делопроизводству напрямую общается с главой администрации и обрабатывает документы входящие и исходящие от него, а также доводит их содержание до всех подразделений. Согласно данной структуре ответственные отделов за работу с документами не имеют прямого контакта с главой администрации.

просмотров

Сохранить ВКонтакте

Маршрут документов

Табель форм документов

Блок-схемы

Какие проблемы с документооборотом есть в компаниях

Что сделать для оптимизации документооборота в организации

Повышение эффективности внутреннего документооборота

Как ускорить внешний документооборот

ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Бухгалтерская справка

Акт сверки взаимных расчетов

Протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Акт приема-передачи товара (работ, услуг)

Товарная накладная

Платежное поручение

ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Создание и учет документов

Какие бланки вам нужны?

Анализ форм журналов регистрации

Наводим порядок в оформлении реквизитов

Документооборот

Оптимизация процесса согласования документов

Анализ контроля выполнения задач по документам

Хранение документов

Анализ процесса хранения документов

Оформление документов на хранение и передача их в архив

Фиксирование изменений в локальных нормативных актах

Резюме

Вам также может понравиться